비즈니스 문건·문서의 인증

헤이그 인증

영사 인증

헤이그 인증에 관하여

헤이그 인증의 적용 범위

신청 절차

헤이그 인증이란?

헤이그 인증은 1961년 헤이그 협약에 근거한 국제 인증 방식으로, 해외에서 사용되는 문건을 인증하는 데 적용되며 그 역 할과 기능은 문건의 진실성을 증명하여 해당 문건에 해외에서의 법적 효력을 부여하는 것이다. 헤이그 인증은 인증서 내용에 대한 인증이 아니라 인증서 최초 발급자에 대한 인증으로, 그 진실성을 증명하고 인증을 진행할 수 있는 권리를 가진다.

2023년 3월 8일, 중국은 <외국 공문서 인증 요구 폐지에 관한 협약(取消外国公文书认证要求的公约)>(이하 ‘협약’)에 가 입했으며, 11월 7일 중국에서 발효되었다. 중국은 발효일부터 부가증명서(Apostille)를 발급하며, 부가증명서가 첨부된 문서는 각 협약 체결국 간 이동 시 영사 인증 절차 없이 사용할 수 있다.

협약 미체결국과는 기존의 영사 인증 절차를 적용한다.

외국 공문서 인증 요구 폐지에 관한 협약(영어 버전)

https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/full-text/?cid=41

부가증명서(Apostille)란?

부가증명서는 협약 체결국 간 전통적인 영사 인증서를 대체하기 위해 사용하는 고정 양식의 증명서이다. 부가증명서가 첨부된 문서는 다른 인증 절차 없이 협약 체결국 간에 자유롭게 사용될 수 있다.

협약은 부가증명서의 형식에 대해 엄격한 요건을 규정하고 있으며, 일반적으로 다음 10개 요소를 포함한다.

1.문서 발행국

2.서명인

3.서명인의 신분

4.날인된 인장 명칭

5.발급 장소

6.발급 날짜

7.발급인

8.부가증명서 번호

9.발급 기관의 인장

10.서명

또한 해외에서의 공문서 사용 편의를 위해 부가증명서는 보통 영어, 프랑스어 및 자국어 등 2개 또는 3개 언어로 작성된 견본 양식을 마련해 수용도를 높인다.

헤이그 협약 회원국:

http://hcch.e-vision.nl/index_en.php?act=conventions.status&cid=41

비즈니스 문건에 대한 헤이그 인증에는 등록증, 법인 자격 증명서, 합의서, 계약서, 위임장, 성명서, 증명서, 파견장, 상표 등록증, 자산 증명서, 신용 증명서, 이사 정보, 주주 정보, 회사 정관, 회의록, 회사 명칭 변경 서류, 영수증, 원산지 증명서, 통관서류, 제품 인증서, 제품 소개서 및 기타 회사 문건 등이 포함된다.

1단계: 현지 공증

공증인 선택:

공증인: 문건의 진실성을 공증할 수 있으며, 문건 원본과 신분증명서(여권, 운전면허증 등)를 지참해야 한다.

변호인 공증: 일부 국가는 비즈니스 문건에 대해 자격을 갖춘 변호인의 공증을 요구한다.

문건 제출: 위에서 언급한 관련 문건을 공증인에게 제출한다.

확인 및 공증: 공증인은 문건의 진위를 확인한 후 문건에 공증 도장을 날인한다.

2단계: 헤이그 인증 신청

공증 문건과 여권 사본을 지참하여 해당 기관에 직접 제출하거나 우편으로 발송한다. 공증을 거친 문건을 헤이그 인증 발행 담당 기관에 제출한다.

심사 및 인증: 해당 기관은 문건을 심사한 후 이상이 없을 경우 문건에 헤이그 인증 마크를 압인한다.

인증 문건 수령: 인증 완료 후, 헤이그 인증 마크가 압인된 문건을 수령한다.

처리 기간:

전 과정 처리 기간은 국가별 규정에 따라 다르지만, 일반적으로 공증부터 헤이그 인증까지 약 5~10근무일이 소요된다. 일 부 국가나 긴급 상황의 경우 급행 서비스를 제공받을 수 있으며, 이 경우 추가 비용이 발생한다.

영사 인증에 관하여

영사 인증 적용 범위

신청 절차

영사 인증이란?

영사 인증은 한 국가의 외교·영사 기관 또는 그 권한을 위임받은 기관이 다른 국가에서 사용될 공증 문서 또는 기타 증명 문서를 발급한 법적 인증 기관의 마지막 인장 및 서명을 확인하는 행위이다.

영사 인증의 목적은 한 국가에서 발급한 문서가 타국의 관련 기관에 의해 인정되도록 하여, 인장·서명의 진실성에 대한 의심으로 인해 문서의 역외 법적 효력이 훼손되지 않도록 하는 것이다.

영사 인증은 각국의 문서 교류 편의성을 위해 실무 과정에서 형성된 국제 관례이다.

외국 기업이 헤이그 협약 미체결국의 기업일 경우, 해당 문서는 소속국의 공증 기관에서 공증을 받은 후, 중국 대(영)사관의 인증을 거쳐야 한다.

중화인민공화국 외교부령 제2호 <영사 인증 방법(领事认证办法)> 제20조에 따르면,

해외에서 발급되어 중국 내에서 사용되는 문서에 대해 중국 법률·법규 또는 문서 사용 기관이 인증을 요구하는 경우, 문서 발행국의 유관 기관에서 공증·인증을 받은 후, 해당국 주재 중국 대(영)사관 또는 외교부가 위임한 기타 해외 주재 기관에서 영사 인증을 받아야 한다.

1. 소재국 현지 공증 기관에 공증을 신청한다. 다만, 영사 인증을 직접 처리할 수 있는 문서는 예외로 한다.

2. 소재국의 주무 기관에 영사 인증을 신청한다.

3. 소재 영사 관할구에 따라 해당국 주재 중국 대(영)사관에 영사 인증을 신청한다.